Spisový řád je základ, a to i ve školství

Když se staví dům, samozřejmě nezačínáme od komína, ale od základu. A tím je pro kvalitní výkon spisové služby právě Spisový řád. Spisový řád je (v souladu s §66 zákona č. 499/2004 Sb.) jednou z povinných interních směrnic každé školy i školského zařízení.

Měl by popisovat práci s dokumenty, od jejich příjmu či vzniku, přes celý proces evidence, vyřizování, až po uložení a zakončení jejich životní pouti řádným skartačním řízením.

Spisový řád je manuál pracovních postupů pro každou organizační součást školy i pracovníka, přicházejícího do styku s jakýmkoliv dokumentem. Legislativa v zásadě nerozlišuje mezi dokumenty „důležitými“ a „obyčejnými“. Všechny dokumenty je nutné evidovat, řídit jejich oběh a celý životní cyklus. Ať už jde o spis studenta, pracovní smlouvu nebo stížnost na kluzký chodník před jídelnou.

Spisový řád musí zcela konkrétně popisovat právě to, jak k jednotlivým typům dokumentů přistupovat, kde a jak se evidují, v jakých evidenčních pomůckách, jak dlouho a kde se po svém vyřízení ukládají a kdo je zodpovědný za jednotlivé životní etapy každého dokumentu.

Výkon spisové služby je postaven na základní legislativní „trojnožce“ – kterou je zákon č. 499/2004 Sb., prováděcí vyhláška č. 259/2012 Sb., a Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. Kromě této trojice existují desítky dalších legislativních norem, které spisovou službu ukotvují jak v českém, tak i v evropském právu a standardech.

Text Spisového řádu by však rozhodně neměl být přehlídkou citací z obecné legislativy (což bývá častý problém). Naopak by měl s využitím legislativního rámce popisovat realitu výkonu spisové služby v dané škole.

Každý zaměstnanec by v dobře napsaném Spisovém řádu měl najít odpovědi na své otázky „co mám dělat, abych se svými dokumenty naložil správně“. Současně by vnějšímu pozorovateli (například kontrole) měl zcela realisticky popsat aktuální stav evidence všech typů dokumentů. Což bývá také jeden z nejčastějších prohřešků – Spisový řád popisuje idealistickou situaci, kterou se škola neřídí, nebo naopak popisuje zastaralý stav, který neodpovídá skutečně prováděným postupům, které se přirozeně časem vyvíjí.

Spisový řád, stejně jako celý výkon spisové služby, je nutné neustále aktualizovat a udržovat v souladu s platnou legislativou i technologickým vývojem.

Protože to jediné, co lze o blízké budoucnosti říct je, že nevíme, jak bude vypadat. Stačí se ohlédnout jen o několik let zpět, s jakou vervou vtrhly do našeho papírového světa digitální dokumenty, pro které se teprve postupně hledal způsob jejich dlouhodobého uchování. První digitální dokumenty jsou v současnosti bohužel již často nečitelné nebo jsou uloženy na zastaralých a nepoužitelných nosičích (např. diskety). Ověřitelnost moderních elektronických podpisů je také časově omezena. V současnosti běžně používané formáty digitálních dokumentů rychle zastarávají a živelně se vyvíjejí nové. A v této realitě musí škola uchovávat některé dokumenty po dobu až mnoha desítek let, a po celou tuto dobu musí ze zákona zachovat dokument v autentické, důvěryhodné a čitelné podobě. 

Spisový řád ale nemá smysl sám o sobě, pokud by se jím celá škola, nebo byť i jen nějaká část, neřídila.

Pravidla vtělená do Spisového řádu musí být pravidelně kontrolována a vymáhána. To samozřejmě předpokládá, že Spisový řád a celý výkon spisové služby musí mít za sebou autoritu vedení školy, které musí být zcela ztotožněno s požadovanými cíli a v případě nutnosti také aktivně přistoupit ke zjednání nápravy.

Zdroj: časopis Řízení školy